Los eventos híbridos son la combinación de reuniones presenciales y virtuales donde hay una sede central y otras que actúan de satélites, desde las cuales permiten interactuar a los asistentes igual que si estuvieran todos en la misma estancia. En este post queremos detallarte los puntos más importantes, para que consigas el objetivo de hacer que este tipo de reuniones sean interesantes y atrayentes.
¿Qué caracteriza a un evento híbrido?
Para saber qué caracteriza a un evento híbrido, debes fijarte en el uso de la tecnología, para comprobar que este tipo de reunión mezcla la parte física con la digital, tal y como hemos mencionado anteriormente. Debido a la pandemia del coronavirus, este tipo de celebración ha aumentado notablemente, y así lo hemos vivido en primera persona en las instalaciones de nuestro establecimiento, Grand Luxor Hotel.
Auditorios externos, salones y espacios exteriores albergan los recursos necesarios para que puedas organizar todo tipo de celebraciones de negocios como congresos, convenciones, presentaciones de productos o eventos deportivos, entre otros muchos, y tengas la posibilidad de preparar un evento híbrido profesional y con resultados satisfactorios.
Si necesitas reunir a ciertas personas, puedes encontrarte en la tesitura, por ejemplo, de que tengas más asistentes que lo que permite el aforo, o que alguna persona no pudiera asistir por encontrarse en otra ciudad o no disponer de vehículo para desplazarse. Con la preparación de una reunión híbrida, nadie será espectador, sino eslabones principales de la celebración con óptimas relaciones bidireccionales.
¿Cuáles son las claves para que un evento híbrido sea interesante?
Una de las mayores ventajas de aplicar este método es que te ayudará a ampliar la cobertura y el alcance geográfico. Sin embargo, es imprescindible que dinamices y estructures el evento adecuadamente, para lograr que sea eficaz. Por ello, tu papel como organizador es fundamental. No es lo mismo que tengas más personas presenciales que virtuales y, dependiendo del caso, deberás diseñar cada evento de forma personalizada.
Por otra parte, hacer equipo entre ambas partes debe ser esencial en tus planes estratégicos y, para ello, deberás buscar formas de motivar a todos los asistentes. Recuerda que el engagement se hará, principalmente, con los componentes presenciales, aunque, por supuesto, los virtuales también ayudarán a afrontar los nuevos objetivos. La interactividad entre todas las personas reunidas es fundamental y tiene un valor muy importante para fomentar la participación en el evento.
Aplica todas las ventajas de este tipo de evento
A través de salas privadas, ventanas de chat y videoconferencias, tendrás la posibilidad de conectar herramientas para hacer eventos de networking completos o practicar actividades online, como el teambuilding. El objetivo es fomentar la conexión entre usuarios, para que intercambien sus conocimientos y valores de negocio. Poco a poco y evento a evento, los usuarios comenzarán a familiarizarse con este sistema mixto e interactuarán más.
Una parte realmente atrayente para asistentes y ponentes es defender que este tipo de reunión es mucho más rentable que las que son únicamente presenciales, porque muchos de ellos no tendrán que invertir ni tiempo ni dinero en desplazamientos. La comodidad y eficiencia son dos pesos de valor para este tipo de formato, de la misma forma que lo es tener un feedback a tiempo real de los participantes.
Estos aportarán información relevante y te permitirá tomar decisiones estratégicas en función del desarrollo del propio evento. No olvides que, en una reunión híbrida, los asistentes deben sentirse como si estuvieran físicamente en el evento y tú tienes que encontrar la forma de involucrarlos, para que puedan aportar sus ideas.
Por otra parte, la audiencia podrá ser mucho más elevada, porque la opción virtual abarca un volumen más amplio de personas. Sin embargo, debes tener la precaución de interactuar de forma personalizada con los usuarios, a través de las herramientas adecuadas, para hacer más amigable el evento.
Factores principales para alcanzar el éxito en una reunión híbrida
Debes generar contenido a medida para ambos grupos y asegurarte de que sea interesante y relevante, tanto para los asistentes online como para los presenciales, para que se cree un equilibrio óptimo de participación. Este contenido debe ser de calidad, para mantener la atención y motivación de todo el público.
Si invitas a los mejores expertos en el tema que se tratará en la reunión, la experiencia será mucho más enriquecedora y los asistentes se integrarán más fácil y rápidamente. Además, puedes contar con plataformas creadas para ayudarte en la gestión de todos los detalles de la reunión y que permitan instalar una app para alinear el evento presencial y virtual en todo momento.
En conclusión, ahora que conoces los factores más importantes para llevar a cabo eventos híbridos con éxito, esperamos que organices los tuyos en espacios acondicionados para tal fin, como los de nuestro hotel, y pongas en práctica todos los consejos propuestos en este artículo. ¡Ven a conocernos!