(PROTOCOLO EN EVENTOS PARA EMPRESAS. PARTE 2 – EL ACTO)

Como decíamos en el anterior post, todo evento multitudinario, evento de empresa, convención… depende de una buena planificación que tome en cuenta cada detalle, y ponga a disposición los recursos y equipos para dar respuesta inmediata a los requerimientos de los participantes y de los mismos organizadores.

En el post anterior comentábamos la importancia del pre-acto, la primera parte de los actos del protocolo para eventos de empresa o eventos multitudinarios de diverso ámbito.

En esta segunda entrega veremos el papel que juega el protocolo durante el acto en sí. El día del evento es cuando todo pasa el examen final y se prueban finalmente todas las características de nuestro evento, con las acciones de protocolo pertinentes y una buena preparación previa, todo tiene que salir perfectamente.

Para asegurarnos de este cometido hay que cuidar al máximo estos detalles:

• Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.
• Lugar del evento: El lugar del evento ha de cuidarse al detalle y disponer de los elementos necesarios para su celebración. Esto dependerá de la naturaleza de los asistentes, conferenciantes y participantes del evento. En el caso de tener como invitados a celebridades y/o personajes importantes como políticos, presidentes o componentes de la realeza, nuestro protocolo deberá variar en torno a ellos y su disposición en las mesas, entrada al evento, salida, seguridad, disposición de banderas y símbolos, etc. Por otra parte, según el tipo de acto del que nos ocupemos, podremos conferirle un sentido u otro. El factor sorpresa cada vez está más presente en los eventos, algo que sin duda potenciará el impacto y generará una imagen difícil de olvidar. Es decir, la tendencia actual para acercarse al éxito, ya sea en el ámbito de los institucional como de lo corporativo, serán actos hechos a medida, singulares, innovadores que seduzcan a sus públicos objetivos, que conciten el interés mediático, que provoquen fidelización y refuercen la imagen de la institución organizadora.

• Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.
• Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc).

Por esto, recomendamos que la figura del organizador de eventos este presente durante todo el evento y que su formación y conocimientos en protocolo sea lo más correcta posible para atender cualquier problema antes, durante y después del evento.

Así que como dice la cita: “Buenos modales juntan caudales y abren puertas principales”. El protocolo tiene que ser parte importante de nuestros eventos.

Muy pronto os desvelaremos las claves protocolares a seguir durante la última parte de nuestros actos, la tercera fase de la organización de eventos o post-acto.