(PROTOCOLO EN EVENTOS PARA EMPRESAS. PARTE 1 – EL PRE-ACTO)

Todo evento multitudinario, evento de empresa, convención… depende de una buena planificación que tome en cuenta cada detalle, y ponga a disposición los recursos y equipos para dar respuesta inmediata a los requerimientos de los participantes y de los mismos organizadores.

Uno de los aspectos fundamentales para el éxito organizativo lo constituye el protocolo, pues crea las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando que el objetivo del evento se cumpla.

A veces resulta increíble la cantidad de dinero que se pierde por un comportamiento inadecuado en un acto, celebración, recepción o visita. Entonces, el protocolo procura como un equipo ordenar cada cosa en su lugar.

Aunque la tipología del evento marcará en gran medida el protocolo a seguir, existen una serie de consideraciones que son comunes a todo tipo de actos. Para comenzar hay que tener en cuenta que cualquier evento se divide en tres fases, a continuación vamos hablar de la primera fase: la organización previa al acto o pre-acto.

En este punto, debemos diferenciar entre el protocolo para ceremonias oficiales y el protocolo en eventos para empresas. Para el ceremonial oficial las normas protocolares son la base del ordenamiento y de la organización. En este ámbito, el nudo medular del protocolo se refiere a la precedencia, y sus reglas facilitan la correcta ubicación de las jerarquías y la dinámica de una ceremonia.

Los eventos para empresas abarcan acciones tan variadas como el lanzamiento de un producto, la inauguración de una sucursal, la celebración de un aniversario o la presentación de un libro. Requieren organización y las empresas se esmeran para que ésta sea correcta en cada uno de sus pasos y obtener así los mejores resultados. Es por ello que el protocolo en eventos para empresas es tan importante.

Sin embargo, el protocolo tiene algo de flexibilidad. Las reglas de protocolo implican conocimiento, pero también sensibilidad y adaptabilidad. No todo lo que se dice en ellas se aplica de forma rigurosa, siempre tomando en cuenta el tipo de evento, los asistentes y participantes como oradores y animadores.

El pre-acto ¿Qué tener en cuenta?

• Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientras que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
• Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En cuanto a los eventos de empresas, últimamente se hace gran uso de las tecnologías y redes sociales. Las invitaciones pueden ser convocadas por emailing o través de mini apps creadas exclusivamente para el evento. Este uso de las plataformas digitales permiten tener un mayor control sobre la información, como  puede ser el número de asistentes, de igual modo que pueden facilitar información interesante a los invitado de manera más cómoda, hora, lugar, programa del evento, etc.
• Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque si no se perderá la atención del público.
• Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera una falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y vídeo, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.

Muy pronto os desvelaremos en la segunda parte de esta serie de tres posts sobre el protocolo en eventos para empresas, las claves protocolares a seguir durante el acto, la segunda fase de la organización de eventos.