(PROTOCOLO EN EVENTOS PARA EMPRESAS. PARTE 3 – EL POST-ACTO)
En esta tercera entrega veremos el papel que juega el protocolo cuando termina el acto, ya que con la conclusión del mismo comienzan una serie de factores que se han de tener en cuenta para realizar futuros eventos, cubrir necesidades futuras y seguir mejorando en nuestra labor.
Como decíamos en los posts anteriores, todo evento multitudinario, evento de empresa, convención… depende de una buena planificación que tome en cuenta cada detalle, y ponga a disposición los recursos y equipos para dar respuesta inmediata a los requerimientos de los participantes y de los mismos organizadores además de una puesta en escena y un desarrollo del mismo teniendo en cuenta factores tan importantes como el papel del anfitrión, el lugar del evento, las comidas o cenas (en el caso que las hubiera) y la recepción de los invitados.
En el post anterior comentábamos la importancia del acto, la segunda parte del protocolo para eventos de empresa o eventos multitudinarios de diverso ámbito.
Ahora pasaremos a hablar de la tercera parte del protocolo para eventos de empresa, convenciones, congresos, presentaciones de producto o reuniones de eventos.
Protocolo al término del evento
Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
- Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
¿Qué piensa cada uno de nuestros asistentes? La opinión de nuestros asistentes es muy importante ya que ellos nos pueden dar pistas sobre un gran número de cosas en las que a lo mejor no hemos reparado y son de gran importancia. Siempre hay que estar atento a cualquier mejora y cambio a realizar.
- Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos.
El envío de una nota, un correo electrónico con el resumen de las ponencias ofrecidas o un obsequio personal a los asistentes más ilustres son algunas de las prácticas más recomendadas en esta parte del proceso. Hemos de cuidar nuestra imagen de cara a la celebración de futuras ediciones de un mismo evento o de otros totalmente distintos.
- Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del eventopara ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.
La medición es una de las partes más importantes en cualquier proceso y en los eventos para empresa también. El protocolo en eventos de empresa nos dice que revisemos todas las opiniones de nuestros asistentes y las valoremos según un dossier especial que previamente habríamos creado para lograr una tasa de satisfacción del evento. Esta clase de datos nos permite posteriormente sacar estadísticas y valoraciones de nuestros eventos.
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