Hoy en día vemos que los grandes eventos tienen mucha importancia en los negocios, aunque debemos tener en cuenta que una buena planificación es fundamental para que todos estos actos tengan más posibilidades de triunfar. En este sentido, hablaremos de cómo hacer el briefing de un evento para que todo salga a la perfección.
De este modo, entendemos que un briefing es la configuración de aquellas instrucciones que debemos seguir para que todo sea perfecto. Ahora bien, aquí encontramos muchos matices que debemos controlar, desde la entrada de los invitados hasta el control del tiempo de las intervenciones o los dulces que se sirvan. Por ello, daremos unas claves para tener más éxito en estos eventos.
Las claves de un briefing de éxito para un evento
Es cierto que esta primera introducción sobre este concepto puede dar a entender que se trata de algo sencillo, pero la verdadera dificultad está en que todos los implicados tengan claro qué deben hacer, cómo y cuándo. Además, debe ser claro y conciso para que tanto los organizadores como los invitados sepan qué hacer en cada momento. Por tanto, destacamos tres conceptos clave:
– Brevedad. La concisión es clave para que todo funcione correctamente, puesto que en muchas ocasiones hay que ver este documento rápidamente. Por ello, es mejor hacer un esquema para que tengamos una idea de cómo será el trabajo organizativo que se va a desarrollar más tarde.
– Realista. Este aspecto es fundamental, ya que no debemos marcarnos objetivos que se alejen mucho de la realidad, sino todo lo contrario. De hecho, conforme más ajustado sea este documento, más contento estará el cliente, porque los resultados serán más cercanos a la idea de planificación que tuvimos en un principio.
– Contenido escrito. Toda la información que se recoja debe constar siempre por escrito, puesto que así queda más visual y permite que se pueda enviar a todos los que deben saber de dicho de contenido.
¿Qué debe incluir este documento?
Este concepto de instrucciones está presente en muchos eventos, aunque deben establecerse diferencias en función de los objetivos que tengamos o del sector al que nos dirigimos. Es decir, no es lo mismo redactar un plan para un evento culinario que para un encuentro de empresarios que buscan asociaciones entre ellos.
Por tanto, vemos que este documento parte de unas premisas comunes, pero es abierto en función de la actividad del evento para el que lo hayamos preparado. Igualmente, es sumamente importante que todos los participantes de la organización tengan claro qué hacer y en qué momento, puesto que así tendremos muchas más probabilidades de éxito en este sentido.
De esta manera, dejaremos algunos de estos puntos comunes para que las personas sepan qué deben incluir y en qué orden, variando después en función de la actividad a la que se dirija el evento:
1. Descripción de la empresa. Un evento es algo que suele organizar una empresa o un conjunto de empresas o asociaciones empresariales. En cualquier caso, siempre habrá un referente, que será el máximo responsable de tal acto. Por ello, debemos incluir una descripción de este organizador donde expliquemos la misión, visión, valores y filosofía de la empresa, así como dibujaremos la imagen corporativa de la compañía, ya que toda esta información transmite mucha confianza a los invitados.
2. Objetivos. Este punto es uno de los que más cambia en cuanto al contenido, aunque partimos de la base de construir objetivos ceñidos a las siglas SMART. Es decir, debemos apostar por objetivos medibles, alcanzables, realistas, específicos y capaces de alcanzar en el tiempo. Partiendo de ahí, estableceremos objetivos como tener alianzas empresariales en el plazo de un año o construir una vivienda ecológica en un plazo máximo de tres años, en función del tipo de acto que hayamos organizado.
3. Público objetivo. También conocido como target, guarda una estrecha relación con el punto anterior y son aquellas personas que consideramos afines a nuestro evento y que nos permitirán alcanzar nuestros objetivos. En este sentido, debemos cuidar detalles como el lenguaje o la comunicación para poder entablar diálogos con los invitados que hayan acudido al acto.
4. Presupuesto y tiempo. No debemos olvidar que la organización estos eventos necesita de un capital destinado a recursos humanos (personal de catering, de cocina, moderadores, etc.) y materiales (alquiler del espacio, transporte al evento, etc.), por lo que debemos ser realistas con esta partida. Igualmente, es importante controlar el tiempo, sobre todo en las intervenciones de los ponentes, para así cumplir con toda la agenda marcada en un principio.
En resumen, para diseñar el briefing de un evento debemos tener en cuenta todos estos aspectos, puesto que así tendremos muchas más posibilidades de éxito con todos los presentes, sobre todo si lo haces en las instalaciones del Grand Luxor Hotel. Contacta con nosotros sin compromiso para celebrar actos de todo tipo.