Saber cómo organizar un evento parece increíblemente difícil y es posible que te sientas bajo presión al querer que todo salga perfecto, especialmente si es una de las primeras veces que vas a organizarlo.
Es cierto que necesita de una cierta preparación y que requiere de varios detalles y circunstancias que han de estar siempre controlados, pero no te preocupes: contarás con expertos involucrados que te ayudarán y verás que, al final, es una experiencia increíblemente positiva.
Para que además le saques todo el beneficio que la ocasión aporta a tu negocio, te damos una lista de comprobación que te ayudará.
Cómo organizar bien un evento
Ten a mano estas checklists y así ahorrarás tiempo y esfuerzos para centrarte en lo que realmente importa, ¡tu éxito!
Antes del evento
– Fecha: Escoge una fecha de manera que tus clientes y contactos solo puedan decir: «¡Claro que asistiré!», pero asegúrate de que no coincida con algo importante.
– Establece objetivos claros: De ello dependerá todo lo demás, ¿quieres vender productos o servicios? ¿que nuevas personas formen parte de tu organización? ¿que la gente recuerde tu marca?
– Invitados: Establece qué personas y cuántas serán, ya que en eso se basa la elección del lugar y otros detalles del evento.
– Equipo de trabajo: Establece bien quién hará cada cosa, o reúne voluntarios, familiares o amigos, motivándoles.
– Patrocinadores: Haz una lista de las opciones y asigna a una persona del equipo para que contacte a posibles patrocinadores.
– Marketing: Recuerda los objetivos del segundo punto, y asigna la promoción a un miembro del equipo o encárgalo a un profesional.
– Planifica las actividades: Es fundamental que las tengas claras para seguir con el plan.
– Presupuesto: En base a lo anterior, cuéntalo todo: comida, bebida, transporte, alojamiento, equipamiento especial, etc.
Unas dos semanas antes del evento
– Página web: Crea una para tu evento.
– Entradas: Asegúrate de que sean fáciles de encontrar y comprar.
– Promoción: Envía emails, comparte en las redes sociales y anima a compartir tu evento.
– Medios de comunicación: Ten al menos un fotógrafo y considera también un redactor que pueda contar la experiencia de forma positiva. El resto lo hará la prensa.
– Equipamiento: Confirma el equipamiento que necesitas en el local (proyectores, paneles, etc.)
– Cómo llegar: Asegúrate de que los participantes e invitados saben cómo llegar al evento.
– Programa: Crea un programa que puedes poner en la web si crees que ayuda a promocionar el evento, o bien para repartir en el momento de la llegada.
El día del evento
– Local: Comprueba que el WiFi funciona bien.
– Invitados: Ten a mano la lista de asistentes.
– Material: Ten también una lista del material, es importante que llegue todo al lugar del evento.
– Contacto: Ten un número de teléfono de los participantes para contactarlos en caso necesario.
– Promoción: No te olvides de que el fotógrafo y la persona que luego redactará el evento estén en los momentos clave del acto.
– Información: Proporciona a los invitados toda la información práctica y necesaria sobre el desarrollo del evento, la ubicación de las instalaciones del local, etc.
Después del evento
– Promoción: Comparte la experiencia en redes sociales
– Agradecimiento: ¡Algo que siempre olvidamos! Envía notas de agradecimiento cuando sea pertinente.
– Encuesta: Considera la posibilidad para así organizar mejor el próximo evento
– Finanazas: Consigue las facturas, recibe los pagos, etc. Anota también todos tus gastos, beneficios, el número y precio de las entradas vendidas… Te ayudará para tu próximo evento.
Éxito en Benidorm
Y, para asegurarte de que todo sale bien, el lugar es clave para dar un impulso a tu evento. Benidorm es una ciudad alicantina con un excelente clima todo el año, gran número de plazas hoteleras a buen precio, opciones de ocio fuera del evento y un sinfín de motivos más que convierten a esta ciudad en una de las más aventajadas de España para su celebración.
Pero todo esto no serviría de nada si no cuentas con el equipamiento necesario para celebrar el evento, ya sea una ponencia, una reunión o dar a conocer un producto. Por ejemplo, aquí tienes algunos lugares que pueden interesarte:
– Centro de Convenciones Luxor: Cuenta con varios espacios. La planta superior tiene una capacidad de hasta 1100 personas sentadas y tiene luz natural, ideal para ponencias con mucho público. La planta inferior cuenta con salas polivalentes más pequeñas.
– Salones en el Grand Luxor Hotel: Considera esta posibilidad tanto si te alojas en el hotel como si no. Cuenta con varios salones, uno de ellos más grande y que permite la entrada de vehículos de maquinaria. Destaca la Sala VIP, pensada específicamente para juntas y con capacidad de hasta 20 personas.
– Salones Iberia Village: Si vas a organizar un cóctel, comida o cena en tu evento, confía en Eventos Iberia Village para organizarla en uno de sus dos agradables salones con decoraciones inspiradas en los pueblos mediterráneos. Tienen capacidades de 400 o 90 personas (cóctel).
Esperamos que estas ideas te sirvan para saber cómo organizar un evento. ¡No olvides primero revisar los puntos necesarios de nuestra lista de comprobación para eventos para elegir el lugar perfecto!