Los eventos deportivos generan un impacto social muy atractivo, pues despiertan gran interés entre el público en general y en un buen número de targets. Las fases y claves para gestionarlos con éxito son fundamentales.
Sin embargo, la organización de eventos deportivos es una labor compleja y multifuncional. Así, entran en juego conocimientos de gestión de proyectos, protocolo, marketing, recursos humanos y finanzas.
¿Estás preparado para saber más?
Fases en la organización de un evento deportivo
Existen tres etapas fundamentales que necesitas gestionar y mimar durante la organización de cualquier tipo de acontecimiento deportivo.
1. Fase previa: planificación
Es fundamental tener presente cuáles son los objetivos y la tipología. De entrada, se concretan la estrategia y la estructura esencial:
- Establecimiento de la finalidad.
- Elección de las disciplinas deportivas.
- Concreción del público objetivo.
- Definición del naming.
- Asignación del presupuesto y obtención de los recursos.
- Fijación del calendario: fechas y horas.
- Gestión del acto, sea a través de comités o fundaciones, empresas externas o instituciones públicas.
- Elaboración de las normas y los protocolos aplicables.
- Difusión del acto y contacto con los medios de comunicación.
- Eliminación de imprevistos.
2. Fase operativa: desarrollo
La suerte está echada: la parte mollar del éxito radica en la fase estratégica previa anteriormente comentada. En el momento de la verdad, cuando el acto se está llevando a cabo, es necesario realizar una ingente labor de organización y, sobre todo, supervisión, validación y reacción. Conviene controlar que todo funciona perfectamente y tomar las medidas oportunas en caso contrario.
Fundamentalmente, el trabajo a realizar se enfoca en tres grandes ámbitos:
- Gestión del público. Se cuidará por igual al público VIP y al general, asegurando los accesos correctos y la gestión de las entradas.
- Protocolo. Se establece según la modalidad deportiva, el tipo de acto, sus objetivos y su contexto.
- Gastronomía y cáterin. Puede aplicarse a los deportistas participantes o a los asistentes y, por lo general, se externaliza a terceras empresas.
3. Fase posterior: después del evento
La conclusión del acontecimiento deportivo no es momento, todavía, para la relajación. Hay que realizar un balance final y considerar los aspectos positivos y negativos de lo acontencido. Esta evaluación es esencial para el futuro. Además, procede enviar agradecimientos, gestionar la limpieza, realizar la valoración económica y financiera y establecer conclusiones sobre las audiencias obtenidas y la presencia reflejada en los medios de comunicación.
Seis aspectos clave en la organización de eventos deportivos
Conocer cuáles son las etapas principales en la planificación de eventos deportivos es un importante punto de partida, pero todavía hay más. A continuación te presentamos cuáles son, según nuestro criterio, los principales condicionantes para el éxito en este tipo de proyectos.
1. Definición idónea
Es esencial acertar en cuestiones previas como el timing, las modalidades deportivas, los deportistas invitados, la ubicación y el enfoque. Si la concepción del evento deportivo es incorrecta, poco podrás hacer después para enmendarlo.
2. Labor de patrocinio
Los patrocinadores son el pulmón y el sostén económico de este tipo de acontecimientos. Constituyen el soporte monetario y, sin ellos, nada sería posible. Además de reclutarlos con tiempo y eficacia, tienes que mimarlos y dejarlos plenamente satisfechos para que, en el futuro, sigan colaborando contigo.
3. Soluciones técnicas
El avituallamiento, la atención sanitaria, las tareas de cronometraje, el arbitraje y la logística deben estar perfectamente resueltos, coordinados y optimizados. Debes prever que no se puede prever todo, por lo que cada faceta ha de rozar la excelencia… y estar preparado para reaccionar ante los imprevistos.
4. Seguridad
Tampoco puedes fallar en esta parte, tanto en lo que se refiere a los asistentes como a los deportistas. Resuelve, si se celebra en un recinto cerrado, el control y la gestión de accesos, así como las salidas de emergencia. Y asegúrate de que los participantes siempre estarán protegidos y seguros.
5. Promoción y comunicación
La organización de eventos deportivos adquiere su razón de ser en la difusión y el conocimiento de lo sucedido. Por ello, es imprescindible promocionar y garantizar el seguimiento mediático de su desarrollo. Publicidad online y offline, relaciones públicas y publicity son fundamentales.
6. Evaluación y mejora
Tras cada evento, hay que analizar lo sucedido y determinar qué hemos hecho bien y qué ha salido mal. El éxito futuro dependerá de esta fase enormemente: dedícale el tiempo necesario.
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Definitivamente y como has visto, los eventos deportivos exigen una labor exhaustiva, profesional, organizada y minuciosa. Si sigues los pasos planteados y te rodeas de un equipo óptimo, todo saldrá perfectamente.