Con la llegada de las nuevas tecnologías, los eventos y la preparación de los mismos han cambiado radicalmente. Ahora mismo la preparación del evento y su promoción se llevan gran parte del tiempo y es por esto que necesitamos herramientas para saber gestionar nuestros esfuerzos, tiempo, personas y todos los factores que un evento de empresa, convención o congreso necesitan.

En este post te mostramos 10 herramientas, en su mayoría online, para que puedas preparar tu evento de la forma más ordenada y simple posible, y a que a su vez consigas ese impacto que todo evento necesita para destacar y ser recordado por la audiencia.

 

1. WordPress

Tu evento necesitará una web donde apoyarse y que sirva a su vez de lugar para poder visualizar todos los servicios que tendrá el mismo, los patrocinadores, colaboradores, etc. También nos puede servir para gestionar las solicitudes de los invitados vía registro por formularios, etc. En todo esto, y por la facilidad de uso, la posibilidad de incluir plugins de posicionamiento y funcionamiento para eventos, WordPress es la plataforma ideal.

2. SEO by Yoast

El plugin de SEO por excelencia de WordPress, instalarlo es muy sencillo, y se encarga de hacer que el posicionamiento de nuestra web mejore en los motores de búsqueda como Google. SEO by Yoast es una elección segura.

 

3. OptinMonster

Es una herramienta que genera pop-ups según las acciones que realice el usuario cuando visita el sitio web. Si por ejemplo va a abandonar la página del evento, OptinMonster puede sacar un pop-up para recordar la inscripción del mismo u ofrecer un descuento en la entrada para pedir el e-mail.

4. EventBrite

Eventbrite se ha convertido en una plataforma esencial para la creación, gestión, reserva y ventas de entradas de eventos. Es gratuita y de fácil gestión y acceso, tanto para la creación de eventos gratuitos como para la gestión de eventos de pago y reserva de entradas, en cuyo caso cobra una pequeña comisión. Te informa en todo momento del número de entradas vendidas y del aforo disponible. Te permite personalizar mensajes, diseñar las entradas y generar códigos QR para el acceso y registro.

También la aplicación te permite crear descuentos personalizados y te presenta siempre un cuadro de estadísticas de veta, pago, reserva e ingresos. Eventbrite es el futuro de la gestión de eventos online, ya que también te permite exportar la lista de inscritos e interesados a archivos CSV o integrarlos con sistemas de email marketing, como lo es Mailchimp o Mailrelay.

5. Trello

Aplicación multidispositivo que sirve para gestionar proyectos de forma ágil y sencilla. Su forma de generar paneles y checklists es muy rápida y el poder enlazar a disitntas personas dentro de un mismo proyecto es de lo mejor que tiene, cuando decimos que es multidispositivo es que puedes gestionar tus tableros de Trello desde el móvil, el PC, la tablet, recibir notificaciones al correo, etc.

6. Ágora News

Si la configuración de tu evento lo permite y necesitáis un registro en vídeo del mismo o realizar una retransmisión en streaming, los servicios de Ágora News son ideales para esto, desde los servicios de cámaras, micrófonos hasta los servicios técnicos especializados para streaming.

7. Usar una tweet Wall

Las Tweet-Wall se pusieron de moda hace unos años y siguen siendo una herramienta vistosa y que da caché al evento, además de fomentar la participación en el mismo. Son televisores que retransmiten los tweets con el hastag del evento. Conviene utilizar una herramienta tipo TweetBeam, Visible Tweets o Twijector y crear filtros de moderación de contenidos para evitar comentarios o palabras malsonantes y que se desvíe la atención del evento.

8. Mailchimp

Si necesitas informar a tus invitados o tienes una lista de correos electrónicos de posibles asistentes a tu evento, una forma sencilla de realizar un envío de mailing con formularios de registro e incluso landing pages sencillas es Mailchimp, una de las plataformas de email marketing más potentes y versátiles.

9. Metricool

Metricool es una herramienta muy versátil ya que te ofrece estadísticas básicas pero muy completas sobre tu web, tus cuentas de Twitter, Facebook e Instagram. Puedes comparar antes, durante y después de tus eventos los resultados y tener un informe mensual de resultados.

10. Storify

Potente herramienta de recopilación de contenidos a través de un hashtag o una palabra clave. Storify puede recuperar y reunir en un solo documento editable, tweets, imágenes, fotografías, vídeos, enlaces, etc. Desde redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, Youtube o páginas como Flickr e incluso Google.

Después puedes formar tu “historia del evento” con todo lo recopilado anteriormente y la presentación de tu resumen-recopilación se presenta a manera de magazine en redes sociales. Un formato ideal para difundir.

 

Esperamos que estas herramientas te sirvan mucho a la hora de empezar a crear tu evento y gestionar todo lo necesario para su puesta en escena.