Si te ha tocado la tarea de cubrir un evento para tu empresa como presentador o vas a ser el maestro de ceremonias de algún evento importante, convención anual o algún congreso internacional, estás de suerte porque aquí vamos a darte unos cuantos tips para que puedas llevar el evento a tu terreno y no tengas que preocuparte de imprevistos y otros factores que puedan estropear el desarrollo del evento.

Así que presta atención ya que hemos hablado con muchos directores de eventos, presentadores y maestros de ceremonias de casi todos los ámbitos y tenemos varios consejos para darte.

 

1. Infórmate sobre el evento que vas a presentar

Sí, parece una obviedad, pero hay que estar muy informado acerca del evento, su temática, los temas que se pueden tratar, los que no, etc. Una reunión con el organizador del evento antes es primordial para poder preparar un guion acorde y correcto.

 

2. Charla con los invitados al evento

Habla con los invitados del evento, conócelos un poco, lee sus blogs, visita sus webs y sus currículos y ten un punto de confianza con ellos. Esto hará que a la hora de presentarlos al público, este momento quede muy bien. También es importante preguntarles su nombre completo, para que lo pronuncien y así tenerlo ya memorizado para el momento de su presentación, ya que si no se prepara esto luego en directo queda fatal pronunciar mal un apellido. Un truco que suele quedar muy bien es contar una anécdota de cada invitado antes de presentarlo y dar pie a su presentación, es una buena forma de romper el hielo y hacer que el invitado entre más cómodo.

 

3. Establece un tema para el evento

De esta forma enlazas cada una de las presentaciones y mejoras la cohesión de todo el evento. A veces encontrar un tema alternativo al tema del evento en sí, es un poco complicado, pero es una forma amena de desarrollarlo.

 

4. Escribe tus presentaciones

No dejes nada en el aire, anótalo todo, más vale tener guías de más que falten cosas. Sé breve, dedica el mismo tiempo a cada invitado, no uses lenguaje ofensivo ni chistes o bromas que solo entiendan pocas personas y evita exagerar el momento de presentar a los invitados.

 

5. Prepara el día del evento

Intenta llegar con varias horas de antelación al lugar ya que tendrás que ensayar y hacer pruebas de sonido. Conoce al personal del evento, gente del hotel, del venue o del salón donde se realice el evento. Infórmate de las salidas de emergencia del sitio donde se realice el evento ya que como presentador el público esperará que lo comuniques en el caso de que algo ocurriera. Por último, revisa el orden del evento, la asistencia de los invitados. Elige muy bien tu vestimenta para el evento, tienes que impresionar.

 

6. Empieza el evento

Asegúrate de que te escuchan, haz un grito estudiado diciendo por ejemplo, ¡¿se me escucha por ahí al fondo?! Si todo va bien, preséntate a ti mismo y a los organizadores del evento, da la bienvenida al público asistente, intenta romper el hielo con un par de bromas si el evento lo permite y recuerda sonreír y actuar con entusiasmo siempre.

7. Controla el tiempo y el espacio

Vigila los tiempos de cada intervención, recuerda avisar a los ponentes cuando les quede poco tiempo y procura estar siempre cerca del escenario para ayudar en cada intervención.

Por lo general, los eventos siempre suelen ir escasos de tiempo, pero si la cosa se tuerce y los invitados son muy escuetos y se necesita rellenar, ten preparada alguna historia o anécdota para poder contarla en cualquier momento y así recuperar tiempo.

Por último haz tu cierre con entusiasmo, piensa que el público estará un poco cansado e invítalos a actuar y a preguntar a los invitados al turno de preguntas si el evento lo permite.

 

 

Esperamos que estos consejos te sirvan de mucho para conseguir llevar a cabo tu evento de empresa o cualquier evento que se pueda dar.