Si tenéis previsto realizar un evento para tu empresa, un congreso o una convención para tus trabajadores ten en cuenta estos consejos que vamos a darte para realizar antes de llevar a cabo tu evento.
A veces la organización de un evento ya sea privado o de empresa se vuelve una tarea tediosa, que requiere de horas de planificación y donde hay que tener muchos pequeños detalles en cuenta, más aún si este evento se celebra al aire libre.
- En primer lugar hay que definir bien el público. ¿A quién vamos a dirigirnos? Aquí es donde se define gran parte del evento ya que dependiendo del público que escojamos, escogemos también indirectamente la temática del evento por lo que este es un paso crucial.
- Definir bien el objetivo del evento y los temas a tratar en el mismo. Para organizar un evento es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas áreas participantes de la organización. Y tener en claro los siguientes lineamientos: ¿Qué se busca lograr en el evento? ¿Qué objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A grandes rasgos, los objetivos más habituales son: imagen de marca, fidelización de clientes principales, atracción de nuevos posibles clientes, motivación de colaboradores, networking con proveedores y aliados. Conociendo el objetivo central, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el público y los valores de nuestra marca, os será más fácil tomar las decisiones de planificación, y también las decisiones durante el evento.
- Preparar el diseño del evento. La planificación y el diseño de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temática elegida, si no que abarca otras cosas como la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, etc. Del diseño u organización dependerá el éxito del evento. Os daréis cuenta que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales. Por un lado, la elección, planificación, asignación, ejecución y control de las tareas previas al evento (siempre con revisiones parciales, contacto con proveedores y responsables).
- Elegir bien la fecha. Intentad que la fecha del evento corresponda con una época de poco estrés laboral en la empresa, los invitados lo agradecerán y estarán más participativos y predispuestos a disfrutar del evento.
- El lugar es muy importante. La mayoría de las veces el lugar donde se celebra un evento dice mucho del evento en sí. El público y los participantes del evento se prepararán para el evento dependiendo de dónde se celebre este. Aquí las opciones son muy variadas, si se prefiere un evento de empresa estándar, un espacio cerrado suele ser lo ideal, si se busca innovar y realizar acciones de team building, networking o incluso un mix de ambas, con presentaciones y congresos, lo mejor es escoger venues adecuados u hoteles preparados con todas estas opciones.
- La tecnología. Cada tipo de evento requiere determinados recursos tecnológicos que muchas veces son provistos por los hoteles o espacios para organizar eventos. Consejo: cerciórate de que dispondrás de todo lo que necesitas para evitar cualquier imprevisto. Si contáis con medios audiovisuales, las pruebas de sonido y luz son fundamentales para asegurarte el éxito. Si podéis, hacedlas el día antes.
- Control de los tiempos del evento. Los eventos suelen tener el hándicap del tiempo siempre arraigado. Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista de cada etapa y del global del evento es de vital importancia para que todo esté listo para el gran día.
- Contar con el personal y un coordinador fiables. Los eventos para empresas necesitan una preparación muy detallada y medida. Preparar cada punto del evento es tarea del coordinador y este ha de estar rodeado de un buen equipo técnico y de desarrollo para poder llevar a cabo todas las tareas que precisa el evento en cada etapa. El apartado anterior de control de tiempos y este van de la mano y son los apartados más técnicos de la preparación de vuestro evento.
- Todo evento necesita de su promoción y su difusión. Este apartado va ligado al primer punto de nuestra lista ya que dependiendo del público al que nos dirijamos crearemos una campaña de difusión u otra. Si nuestro evento es interno y nos dirigimos a un público cerrado, con un mailing interno bastaría, pero si nuestro evento se dirige a un público general y necesitamos completar un aforo numeroso, lo mejor sería realizar una campaña publicitaria online y offline dirigiéndonos a nuestro público objetivo.
- Definir el presupuesto sin miedo a pasarse. Es primordial realizar un resumen en equipo con el área administrativa donde consten todos los ítems previstos, una breve descripción y los valores asignados. Es aconsejable también separar un 15/20% extra para gastos imprevistos. Aunque parezca increíble, estos gastos siempre aparecen.